Do rąk własnych lub na konto. Wypłatę świadczenia wstrzymuje się, jeżeli nie można go doręczyć z przyczyn niezależnych od ZUS. Przelew wznawia się po ustaniu tej przeszkody. Powodem Wniosek o przyznanie nagrody powinien zawierać: 1) wysokość proponowanej nagrody, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do Kapitał początkowy jest bazą przy ustalaniu wysokości przyszłego świadczenia emerytalnego dla osób urodzonych po 1948 roku, które do 1998 roku nie są w stanie wykazać wysokości odprowadzanych za nie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ustalenie kapitału początkowego następuje zawsze na wniosek zainteresowanej osoby oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy), karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237 6 i art. 237 7 Upoważnienie do odbioru pieniędzy — umowypdf.pl; Jak napisać upoważnienie do odbioru pieniędzy z banku – wzorydokumenty.pl; Upoważnienie Do Załatwienia Spraw Wzór 2 Pliki PDF DOCx. Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – darmowy wzór; druk upoważnienia do odbioru pieniędzy; Upoważnienie do odbioru wynagrodzenia W 2023 roku kwoty najniższej renty z tytułu niezdolności do pracy wynoszą: 1) 1588,44 zł miesięcznie – dla osób całkowicie niezdolnych do pracy; 2) 1191,33 zł miesięcznie – dla osób częściowo niezdolnych do pracy. Waloryzacji uległa także kwota najniższej emerytury oraz renty rodzinnej, które obecnie wynoszą 1588,44 zł 237tu. Ustawa przewiduje: 1) wprowadzenie jako zasady wypłacania pracownikom wynagrodzeń na konta bankowe; 2) skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej; 3) umożliwienie pracodawcy wyboru postaci, w jakiej będzie prowadził i przechowywał dokumentację pracowniczą (papierowa lub elektroniczna). Za dokumentację pracowniczą uważana będzie dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Wypłacanie wynagrodzeń za pracę na konto Ustawa przewiduje, że od r. wynagrodzenie za pracę, co do zasady, będzie wypłacane na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży - w postaci papierowej lub elektronicznej - wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Obecnie jest odwrotnie - zasadą jest wypłacanie pracownikom wynagrodzeń do rąk własnych, a tylko na wniosek pracownika wynagrodzenie można wypłacać na konto bankowe. W związku z tym pracodawca, na podstawie art. 221 ustawy z r. - Kodeks pracy ( z 2018 r. poz. 108 ze zm.; dalej: KP), będzie mógł żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych). Z przepisów przejściowych do ww. ustawy wynika, że do r. pracodawca ma poinformować, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku: 1) podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo 2) złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Po otrzymaniu takiej informacji pracownik będzie musiał: - podać pracodawcy numer rachunku płatniczego albo - złożyć pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych - w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy ww. informacji. Jeżeli natomiast: - w okresie od r. do dnia otrzymania przez pracodawcę informacji od pracownika o numerze rachunku bankowego albo wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, przypada termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, - pracownik nie poda informacji o numerze rachunku bankowego, ani nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, to pracodawca wypłaca to wynagrodzenie do rąk własnych pracownika. 10-letni okres przechowywania akt osobowych Ustawa przewiduje także skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej - z 50 do 10 lat. Od r. z przepisów KP będzie wynikać, że pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wyjątki od tej zasady będzie przewidywał także Kodeks pracy. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) będzie stroną tego postępowania - będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu ww. okresu; 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - ww. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika w okresie, kiedy wciąż jeszcze ma być przechowywana dokumentacja pracowniczej z poprzedniego okresu zatrudnienia tego pracownika, pracodawca będzie kontynuował prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się liczył od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej - informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; 2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji; 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Pracodawca będzie obowiązany zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. W tym terminie, do czasu zniszczenia, pracodawca będzie mógł również wydać tą dokumentację byłemu pracownikowi. Z przepisów przejściowych wynika, że : - co do zasady okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pracownika i byłego pracownika dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed r. ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem, tj. wynosi on 50 lat, - jednak okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych po r., a przed r. ulega skróceniu w przypadku złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS - do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Chodzi tu o raport informacyjny, który może być składany przez płatników składek, na podstawie także znowelizowanych przepisów ustawy z r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( z 2017 r. poz. 1778 ze zm.). Raportem tym ma być zestawienie informacji dotyczących ubezpieczonego ( będącego pracownikiem), który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po r., a przed r., obejmujące: a) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty - za lata kalendarzowe przypadające w okresie r. - r., b) datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Ponadto dodatkowe dane, wskazane w znowelizowanej ustawie, trzeba będzie wykazać w raporcie informacyjnym w przypadku: - nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego - zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 1ustawy z r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych ( z 2018 r. poz. 128) oraz w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z r. - Karta Nauczyciela ( z 2017 r. poz. 2203); - pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze - art. 32 ustawy z r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ( z 2017 r. poz. 2120) i art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z r. o emeryturach pomostowych ( z 2017 r. poz. 664). Trzeba także będzie wykazać informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” ( z 2017 r. poz. 1529). Natomiast okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed r. będzie wynosił bezwzględnie - zgodnie z obecnymi przepisami - 50 lat. Nie będzie możliwości jego skrócenia. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej Po zmianach pracodawca będzie miał wybór, czy prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej czy elektronicznej. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją w postaci papierowej. Nie będzie to wybór jednorazowy. Pracodawca będzie mógł zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą: zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie następowała przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym; zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową będzie następowała przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Pracodawca będzie musiał poinformować pracowników (w sposób u niego przyjęty) o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej pierwszej informacji. Pracodawca będzie musiał także zawiadomić (w postaci papierowej lub elektronicznej) byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. Natomiast w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej będzie przysługiwało: dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym, przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom (z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka), małżonkowi (wdowie i wdowcowi), rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przez pracownika, byłego pracownika albo innego uprawnionego pracodawca będzie mógł zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji. Z mocy przepisów przejściowych powyższe zasady będą stosowane także do stosunków pracy nawiązanych przed r. Również więc w przypadku dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych przed tą datą, pracodawca będzie mógł przejść z postaci papierowej dokumentacji na postać elektroniczną. Dostęp pracownika do jego dokumentacji Ponadto w sposób jasny uregulowany zostanie - od r. - problem dostępu pracownika do jego dokumentów. Z przepisów Kodeksu pracy wprost będzie wynikało, że pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika, a w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika - ww. osób uprawnionych. Wniosek taki będzie mógł zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Z mocy przepisów przejściowych będzie to dotyczyło także stosunków pracy nawiązanych przed r. Przejdź do zawartości Wynagrodzenie do ręki – w 2019 r. tylko na wniosek pracownika Od 1 stycznia 2019 r. zmienią się zasady dotyczące sposobu wypłaty wynagrodzenia. Podstawową formą będzie przelew na konto bankowe. Jeżeli pracownik będzie chciał otrzymywać wypłatę w gotówce, musi złożyć wniosek. Jeśli w Państwa firmie są pracownicy, którzy obecnie otrzymują wynagrodzenie w gotówce, to do 22 stycznia 2019 r. należy poinformować ich o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę. Jeśli jednak pracownik nadal będzie chciał otrzymywać wypłatę w gotówce, powinien złożyć stosowne oświadczenie w tym zakresie. Po wejściu w życie nowych przepisów, trzeba poinformować każdego pracownika, któremu pensja jest wypłacana w gotówce, o obowiązku: podania numeru rachunku, na który chce mieć wpłacane wynagrodzenie albo złożenia wniosku o dalszej wypłacie wynagrodzenia do rąk własnych. W sytuacji, gdy pracownik nie podał numeru rachunku płatniczego ani nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych nadal będzie mógł otrzymać pensję w gotówce. W takiej sytuacji warto poinformować podwładnego, że można założyć bezpłatnie podstawowy rachunek płatniczy. Od sierpnia 2018 r. banki mają obowiązek zakładania takich bezpłatnych kont umożliwiających otrzymywanie wpływów z tytułu dochodów lub świadczeń, w tym np. wynagrodzenia za pracę. Share This Article Page load link W dobie pieniądza wirtualnego większość ludzi przyzwyczajona jest do otrzymywania pensji na bankowe konto. Warto jednak pamiętać, że wypłata wynagrodzenia możne odbywać się w różnych formach, co więcej - to wcale nie przelew jest tą podstawową. Kiedy pracownik po raz pierwszy przychodzi do nowego miejsca pracy, oprócz umowy podpisuje najczęściej także dodatkowy dokument - zgodę na otrzymywanie wynagrodzenia w formie przelewu pieniężnego. Oczywiste wydaje się, że wpływ na konto jest bezpieczniejszy i wygodniejszy zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika. Jednakże zawsze należy pamiętać o uzyskanie takiego podpisanego dokumentu. W dalszym ciągu bowiem podstawową metodą wypłaty wynagrodzeń jest przekazanie gotówki do rąk własnych pracownika, co najmniej raz w miesiącu, w dniu z góry ustalonym i stałym. Jeśli przedsiębiorca zaniedba swoje obowiązki w kwestii dopełnienia formalności i mimo to przeleje podwładnemu fundusze na konto bankowe, pracownik może nie zgodzić się na taką metodę wypłacenia wynagrodzenia. Co więcej, jeśli wypłata w formie prawidłowej zostanie w takiej sytuacji opóźniona, pracownik ma prawo do naliczenia swojemu szefowi odsetek karnych. Pieniężny przekaz pocztowy Alternatywę dla powyższych metod wypłaty wynagrodzeń jest skorzystanie z usług Poczty Polskiej i przekazanie pracownikowi należności przy pomocy pieniężnego przekazu. Jednakże, analogicznie do opisanej powyżej sytuacji z przelewem, także w tym przypadku skorzystanie z przekazu będzie możliwe tylko, gdy pracownik złoży taką dyspozycję na piśmie. Wynagrodzenie powinno zostać przekazane na wskazany w dyspozycji adres, do rąk własnych pracownika bądź też do rąk małżonka lub innego pełnoletniego domownika. Jeśli podwładny nie chce, aby przekaz był odbierany przez kogokolwiek poza nim samym, może takie instrukcje również zawrzeć w dyspozycji. Jeśli poczta nie zastosuje się do wymienionych warunków, pracownik będzie miał prawo do wystąpienia do pracodawcy z roszczeniem o nieprawidłowo dostarczone fundusze. Pracodawca natomiast ma w takiej sytuacji prawo do wystąpienia z takim roszczeniem zwrotnym wobec poczty, która nie dopełniła swoich obowiązków. Ważne! W celu wyliczenia kwoty wynagrodzenia brutto, netto oraz całkowitego kosztu zatrudnienia należy skorzystać z kalkulatora wynagrodzeń 2018. Wypłata wynagrodzenia w naturze Wszystkie wymienione wcześniej metody uiszczania wynagrodzenia dotyczyły formy pieniężnej. W pewnym stopniu istnieje dla nich alternatywa w postaci wynagrodzenia w naturze. Wydanie wypłaty w naturze jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy takie postępowanie zostało uwzględnione w przepisach prawa pracy lub w układzie zbiorowym pracy oraz gdy dotyczy ono wyłącznie części, nie całości wynagrodzenia. Jeśli w przepisach firmy uwzględniono wypłatę części wynagrodzenia w naturze, natomiast pracownik może zgodzić się na ekwiwalent gotówkowy. Przepisy Kodeksu pracy zawsze uznają bowiem wypłatę w formie pieniężnej za bardziej korzystną dla pracownika, niż tą udzieloną w naturze. Wynagrodzenie przekazywane osobom trzecim Pracodawca może przekazać wynagrodzenie swojego pracownika osobom trzecim. Jeśli po odbiór wypłaty zgłasza się małżonek podwładnego, nie musi się on nawet posługiwać pełnomocnictwem. Jednakże jest to możliwe tylko, gdy sam pracownik nie może odebrać wypłaty z powodu przemijającej szkody i nie sprzeciwił się wypłacie funduszy małżonkowi. W innym razie pracodawca będzie zobowiązany do odmówienia wypłaty należności. Małżonek, a także inne osoby trzecie mogą także odebrać wynagrodzenie za pracownika, jeśli posiadają pisemne, podpisane pełnomocnictwo w tej kwestii. Małżonek może także otrzymywać wynagrodzenie za pracownika, kiedy posiada nakaz takiej wypłaty wydane przez Wydział Rodzinny i Nieletnich. Natomiast sam pracodawca nie może wbrew woli swojego pracownika zadecydować o przekazaniu takiej wypłaty małżonkowi, nawet jeśli zdaje sobie sprawę, że część wynagrodzenia podwładny z np. problemem alkoholowym przeznaczy właśnie na swój widać, przepisy dotyczące wypłacania wynagrodzeń są stosunkowo elastyczne. Dzięki temu przedsiębiorca i pracownik mogą zdecydować się na najwygodniejszą dla obu stron metodę. Warto jednak pamiętać, że rezygnując z wypłaty w formie gotówkowej do rąk własnych pracownika zawsze należy postarać się o jasne, pisemne dokumenty, aby nie narazić się na dodatkowe koszty i negatywne konsekwencje. Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych należy złożyć, aby otrzymywać pensję w formie gotówki. Od 2019 r. podstawową formą wypłaty wynagrodzenia jest bowiem przelew na konto pracownika. Jak napisać wniosek? Pobierz wzór dokumentu. Od 1 stycznia 2019 r. pracownicy otrzymują wynagrodzenie na podany przez siebie numer rachunku bankowego. Pracodawcy mają obowiązek do 22 stycznia 2019 r. wystosować do każdego pracownika pobierającego dotychczas wynagrodzenie w gotówce informację o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego bądź o możliwości złożenia wniosku o dalszą wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Polecamy: Polska stworzyła system opresji dla najsłabszych obywateli Przewiduje się więc możliwość wypłaty pensji w formie gotówkowej. Decyzję o formie wypłaty wynagrodzenia podejmuje pracownik. Jeśli nie zgadza się na przelewy na konto, może złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Powinien zrobić to w ciągu 7 dni od otrzymania informacji od pracodawcy. W przypadku niedotrzymania wskazanego terminu nie ma przewidzianych prawnie żadnych sankcji. Reguluje się jedynie sytuację, kiedy pracownik do dnia terminu wypłaty wynagrodzenia, ani nie poda ani numeru rachunku płatniczego, ani nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Wówczas pracodawca wypłaca wynagrodzenie jak dotychczas, czyli do rąk własnych. Jak powinien wyglądać wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych? Polecamy produkt: Multimedialny pakiet wiedzy: 6 kluczowych zmian 2019 – KADRY. Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – WZÓR Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych - wzór Pobierz wniosek w wersji word >>> Wniosek można złożyć w wersji papierowej lub elektronicznej. Pracodawca poinformował pracowników z dniem 3 stycznia 2019 r. o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego lub złożenia wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Pracownicy mają czas do 10 stycznia 2019 r., by podać numer rachunku bądź złożyć wniosek. Termin wypłaty wynagrodzenia przypada na 10 stycznia. Jeśli pracownicy nie dotrzymają terminu, otrzymają wynagrodzenie do rąk własnych. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 357) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 917) Opisz nam swój problem i wyślij zapytanie. Akta osobowe to zbiór bardzo istotnych dokumentów. Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych mogą również być przechowywane we wspomnianym zbiorze. Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe, które składają się z czterech części. Każda z tych części zawiera określone przepisami dokumenty dotyczące stosunku pracy zarówno w trakcie jego trwania, przed zatrudnieniem i związane z ustaniem stosunku pracy. Z treści artykułu dowiesz się, w której części akt osobowych należy przechowywać: polecenie wykonywania pracy zdalnej oraz ewidencji czynności,dokumentację płacowo-podatkową, w tym dokumenty zgłoszeniowe ZUS i US oraz zwolnienie lekarskie,kopię dowodu osobistego,kopię odpisu dokumentu urzędowego,dokumentację związaną z zatrudnianiem cudzoziemców,dokumenty dotyczące RODO i ochrony danych osobowych,dokumentację związaną z wypadkiem przy pracy i chorobą zawodową,notatkę służbową,dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy,legitymację emeryta/rencisty,legitymację emeryta/rencisty,dokumentację związaną z PPK,dokumentację związaną z zajęciem wynagrodzenia przez komornika,zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa, polecenie wyjazdu służbowego,zaświadczenie o konieczności stosowania okularów korygujących wzrok,wnioski o wypłacenie środków z ZFŚS. Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych a pozostała dokumentacja pracownicza Z treści rozporządzenia wynika jaką dokumentację zaliczamy do dokumentacji pracowniczej, tj.: akta osobowe,dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237(6) i art. 237(7) Kodeksu pracy). Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych Lista dokumentacji wskazanej w rozporządzeniu jest listą otwartą co oznacza, że w poszczególnych częściach możemy przechowywać dodatkowe dokumenty, które wiążą się z przebiegiem zatrudnienia pracownika. Mimo, że ustawodawca doprecyzowuje, w którym miejscu należy przechowywać dokumentację pracowniczą, wciąż pojawiają się wątpliwości w tym zakresie. Polecenie wykonywania pracy zdalnej oraz ewidencji wykonywanych czynności W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Ponadto na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Polecenie wykonywania pracy w trybie zdalnym, jak i obowiązek prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności może przybrać formę pisemną lub ustną, jednak dla celów dowodowych warto zachować formę pisemną. Wskazane dokumenty powinno przechowywać się w części B akt osobowych, w związku z tym, że w tej właśnie części znajdują się dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika. Druki płacowo-podatkowe, zgłoszenia do ZUS i US, zwolnienia lekarskie Dokumenty płacowo-podatkowe stanowią dokumentację pracowniczą jednak są odrębną kategorią. Na ich podstawie pracodawca może bezbłędnie naliczyć i wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za pracę. Przepisy prawa pracy nie wskazują, w którym miejscu należy umieścić dokumentację płacowo-podatkową. Zgodnie z wypracowaną praktyką, dokumentację płacowo-podatkową przechowuje się najczęściej wraz z kartą (listą) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Jeśli dział kadr i dział płac są odrębnymi komórkami organizacyjnymi, dokumenty płacowo-podatkowe przechowywane są w dziale płac. Niektórzy specjaliści ds. prawa pracy przechowują tą dokumentację w aktach osobowych. Każda ze wskazanych możliwości jest akceptowalna i zależy od decyzji pracodawcy (pracownika działu kadrowo-płacowego). Dokument elektronicznego zwolnienia lekarskiego, wyeksportowany z PUE ZUS, płatnik składek przechowuje przez okres co najmniej 3 lat w formie elektronicznej. Nie należy drukować dokumentu elektronicznego. Wystarczy go zapisać na dysku lub zewnętrznym nośniku. Oczywiście można wydrukować wizualizację e-ZLA z PUE ZUS, jednak taki wydruk ma charakter informacyjny i nie jest dokumentem, na podstawie którego wypłaca się zasiłek. Kopia dowodu osobistego Pracodawca nie ma podstawy do żądania przedłożenia (w celu wykonania kopii) dowodu osobistego pracownika. Pracodawca może żądać tego dokumentu do wglądu celem potwierdzenia danych wskazanych w kwestionariuszach osobowych. Jeżeli w aktach osobowych znajduje się kopia dowodu osobistego, co do których przechowywania brak jest podstawy prawnej powinien w miarę możliwości zwrócić dokument osobie zainteresowanej, a w przypadku, gdy nie jest to możliwe dokonać trwałego i bezpiecznego zniszczenia dokumentu. Pracodawca, który dokonał zniszczenia dokumentu powinien utworzyć protokół, z którego będzie wynikało jakie dokumenty zostały zniszczone. Odpisy dokumentów urzędowych Złożenie wniosku o udzielenie tzw. urlopu okolicznościowego przez pracownika wiąże się z koniecznością udokumentowania przez niego wystąpienia okoliczności, która uprawnia do skorzystania ze zwolnienia od pracy. Pracodawca nie ma podstawy prawnej, aby żądać (w celu dokonania kopii) przedłożenia odpisów dokumentów urzędowych takich jak: akt zgonu, akt urodzenia dziecka. W tym przypadku należy kierować się zasadą minimalizacji danych. Dokumenty te mogą być żądane jedynie do wglądu, a podstawą udzielenia urlopu okolicznościowego powinno być jedynie jego pisemne oświadczenie co do okoliczności uzasadniającej urlop okolicznościowy. Zasadne wydaje się to aby wspomniane oświadczenie przechowywać wraz z dokumentacją dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, jako dokument uzasadniający nieobecność w pracy. Dokumentacja obcokrajowców Pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych dokumentację związaną z zatrudnianiem obcokrajowca, w tym kopię paszportu pracownika, wizy czy dokumentów potwierdzających legalność pobytu i zatrudnienia pracownika. Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej Zgodnie przepisów ustawy z r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obowiązkiem pracodawcy zatrudniającego pracownika cudzoziemca jest przechowywanie kopii dokumentów legalizujących pobyt cudzoziemca przez cały okres wykonywania pracy oraz odpowiedni czas po ustaniu zatrudnienia zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Dokumentacja dotycząca RODO i ochrony danych Szeroko rozumiana dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych powinna być przechowywana w części B akt osobowych, ponieważ związana jest z posiadaniem przez osobę zatrudnianą statusu pracownika. Do dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych zaliczamy, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, informacja dla pracownika o administratorze danych osobowych, wyrażenie zgody na monitoring, oświadczenia o zachowaniu danych osobowych w tajemnicy, oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami zakładowymi regulującymi te kwestie. Dokumentacja związana z wypadkiem przy pracy i chorobą zawodową Dokumentacji powypadkowej czy tej związanej ze zgłoszeniem podejrzenia choroby zawodowej przez pracodawcę co do zasady nie przechowuje się w aktach osobowych pracownika. W praktyce taką dokumentację przechowuje pracownik służby bhp. Przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wskazują, aby dokumentacja powypadkowa czy dokumentacja dotycząca chorób zawodowych lub podejrzeń o takie choroby, miałaby być przechowywana w aktach osobowych, w związku z czym tego typu dokumenty powinny być przechowywane odrębnie. Notatka służbowa Notatka służbowa może zostać umieszczona w części B akt osobowych lub może być przechowywana oddzielnie. Jeżeli notatka nie stanowi części dokumentacji związanej z nałożeniem na pracownika kary porządkowej, nie ma obowiązku jej usuwania z akt po upływie roku nienagannej pracy ani przechowywania w części D akt osobowych. Ewidencja czasu pracy Ewidencja czasu pracy stanowi odrębny od akt osobowych zbiór dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika, w związku z czym należy ją przechowywać poza aktami osobowymi. W praktyce przyjęło się pojęcie „teczuni”, w której przechowuje się zbiór dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy poza aktami osobowymi. Kopia legitymacji emeryty-rencisty Pracodawca może zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie okazania do wglądu legitymacji emeryta/rencisty celem potwierdzenia faktu posiadania statusu emeryta/rencisty, ale nie powinien bez zgody pracownika kserować legitymacji i umieszczać jej kopii w aktach osobowych. Dokument, w którym pracownik oświadcza, że jest emerytą lub rencistą można przechowywać w części B prowadzonych akt osobowych. Wnioski urlopowe Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego tworzą odrębną od akt osobowych dokumentację i nie powinny być przechowywane w części B akt osobowych. Dokumentacja związana z PPK Dokumentacja związana z PPK (informacja dotycząca PPK) może zostać umieszczona w części B akt osobowych pracownika, z uwagi na fakt, iż jest związana z przebiegiem jego zatrudnienia. Dokumentacja związana z wyliczeniem czy przekazaniem składki będzie przechowywana wraz z pozostałą dokumentacją płacową. W części B akt osobowych przechowywane są dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika, a zatem również dotyczące poświadczonej przez pracownika informacji o PPK. Dokumentacja związana z zajęciem wynagrodzenia przez komornika Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części C należy przechowywać potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. Potwierdzenie dokonania wspomnianych czynności jest odrębnym dokumentem kierowanym w odpowiedzi na przesłane zajęcie komornicze. Na mocy art. 884 Kodeksu cywilnego w razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem, dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot. Przesłanie zawiadomienia komornika ma skutki zajęcia należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy. Nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu należności, zawiadamia o zatrudnieniu pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo, oraz wskazanego we wzmiance komornika. Jeżeli nowy pracodawca, któremu pracownik nie okazał świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był przedtem zatrudniony, obowiązany jest zawiadomić poprzedniego pracodawcę o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi zaświadczenie tego pracodawcy stwierdzające, że jego należności nie były zajęte. Tytuły egzekucyjne zawierają kwoty wskazujące na wysokość zadłużenia pracownika, a pracodawca jest zobowiązany dokonać odpowiednich potrąceń na rzecz danego organu. Takie dokumenty powinny być przechowywane wraz z dokumentacją płacową w trakcie realizowania potrąceń z wynagrodzenia pracownika, a po ich zaspokojeniu – w odrębnym zbiorze. Zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa W związku z oddaniem krwi pracownik może więc skorzystać ze zwolnienia od pracy. Od 26 stycznia 2021 honorowym dawcom krwi, którzy oddadzą krew lub jej składniki, w tym osocze po chorobie COVID-19, przysługuje zwolnienie od pracy oraz zwolnienie od wykonywania czynności służbowych w dniu, w którym oddali krew lub jej składniki, oraz w dniu następnym. Podstawą udzielenia pracownikowi płatnego zwolnienia od pracy jest zaświadczenie wydane przez stację krwiodawstwa, które pracownik powinien przedstawić pracodawcy do wglądu. Przepisy nie przewidują obowiązku przechowywania takich zaświadczeń przez pracodawcę. Skorzystanie przez pracownika ze zwolnienia od pracy w związku z oddaniem krwi należy natomiast odnotować w ewidencji czasu pracy. Polecenie wyjazdu służbowego Przepisy prawa pracy nie nakładają obowiązku wypisywania druku delegacji. W przypadku, gdy pracownik udaje się w podróż służbową, rekomendowanym jest jednak wystawienie mu przez pracodawcę pisemnego polecenia wyjazdu. W praktyce, druk delegacji przechowywany jest wraz z dokumentacją płacową, jako podstawa do wypłaty diet i innych świadczeń przysługujących z tytułu odbycia podróży służbowej. Zaświadczenie o konieczności stosowania okularów korygujących wzrok W myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli wstępnych, okresowych lub kontrolnych wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Orzeczenie lekarskie wydane w trakcie zatrudnienia pracownika, z którego jednoznacznie wynika, że pracownik powinien pracować przy komputerze w okularach korygujących wzrok należy przechowywać w części B akt osobowych. Wnioski o wypłacenie środków z ZFŚS Regulamin przyznawania świadczeń z ZFŚS powinien określać warunki oraz zasady nabywania prawa do świadczeń czy dokumentowania sytuacji socjalnej osób uprawnionych. Wniosek o dofinansowanie może stanowić jednocześnie oświadczenie o dochodach. Wnioski i oświadczenia dotyczące ZFŚS najczęściej przechowywane są w odrębnym zbiorze, poza aktami osobowymi. E-teczki – elektroniczna dokumentacja kadrowa W dokumentach kadrowych łatwo się pogubić, prawda? Perfekcyjna Pani Działu Kadrowego ma jednak sposób na ład i porządek w dokumentacji pracowniczej: e-teczki w systemie kadrowo-płacowym iPersonel. Jakie korzyści przynoszą jej e-teczki? Wie dokładnie, gdzie znajduje się dany dokument. Nawet gdy dokumentów jest tysiące – odnalezienie jednego z nich zajmuje jej tyle, co kilka kliknięć, czyli wydatków, więcej miejsca w biurze. Automatyzacja procesów. Perfekcyjna Pani Działu Kadrowego korzysta z tych samych dokumentów na różnych etapach. A jeśli wprowadza nowe, system automatyczne numeruje je i przypisuje do odpowiedniej części teczki. Mniejsze ryzyko popełnienia błędu przy wpisywaniu danych. Uff. Pewność, że dokumentacja jest przechowywana zgodnie z przepisami. Jak wiemy, RODO nie pyta, RODO wymaga. Więcej informacji o e-teczkach: E-teczka pracownika – dlaczego warto wdrożyć ją w firmie?

wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych 2017